Archiviazione Ottica – Servizi Informatici

La nostra ditta si occupa di fornire alle aziende servizi  archiviazione ottica documentale .L’archiviazione e la conservazione legale, con o senza workflow, non rappresentano un lusso per le aziende e la PA, bensì una forma di risparmio che permette di dare alle imprese più velocità e nello stesso tempo più tranquillità nella gestione dei documenti, più sicurezze, più accessibilità, in una parola più vantaggi competitivi.

I vantaggi dell’archiviazione e della conservazione sostituiva sono molteplici e di seguito ne vengono elencati i principali.

I vantaggi dell’archiviazione

  • Rintracciabilità in tempo reale con nessun costo di tutti i documenti.
  • Tempo di ricerca: riduzione dei costi di ricerca.
  • Relazione fra tutti i documenti in tutte le attività aziendali.
  • Miglioramento dell’efficacia nella gestione delle informazioni.
  • Sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati.
  • Flessibilità di gestione dei documenti, essendo essi digitali:
    • trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, ecc.),
    • possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento.
  • Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto.
  • Aumento dell’efficienza (sia per un’azienda, sia per le PA).
  • Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali.
  • Utilizzo titolario di classificazione dei documenti (indice delle tipologie dei documenti).
  • Possibile accessibilità ai disabili.

I vantaggi della conservazione legale

  • Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso antialluvioni, ignifughi, ecc.).
  • Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali).
  • Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa.

I vantaggi del workflow

  • Maggiore efficienza e qualità del servizio dovuta ai minori errori nelle attività, in quanto svolte automaticamente, e al maggiore tempo disponibile per le attività non automatiche.
  • Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo, potendo prendere decisioni più oculate e monitorando più efficientemente e profondamente l’andamento dei processi.
  • Valorizzazione delle risorse umane giacché gli aspetti più ripetitivi e monotoni delle attività del processo vengono svolte automaticamente.
  • Flessibilità dovuta al controllo del software sul processo di lavoro che può essere programmato in base alle esigenze.